Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

About

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen. Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten.

Responsibilities

• Executive Support: Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, Follow-Ups tracken, Priorisierungs-Support für den Geschäftsführer im Tagesgeschäft.
• HR & Recruiting: Kompletter Recruiting-Prozess steuern — Stellen posten, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben, Onboarding, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding.
• Events & Messen: Operative Koordination für Messeauftritte wie OMR, DMEXCO, K5 inklusive Reise-, Hotel- und Teamkoordination.
• Finance-Backup (5–10h/Woche): Bestellwesen, Rechnungen, Kreditkartenabrechnung, Stammdatenpflege, UID-Checks, quartalsweise Provisionen.
• Marketing & Brand Support: Unterstützung bei Content-Marketing, Klaviyo Co-Marketing Anträge, Go-to-Market-Themen.
• Projekt-Support & Ad-hoc: Umsetzung einmaliger Projekte (Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs, AVV-Aufräumen), Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen, Office & Operations Aufgaben.

Requirements

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager, idealerweise in Startup, Agentur oder Scale-up.
• Proaktive, selbststeuernde und vorausschauende Arbeitsweise mit guter Planung.
• Versierter Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (z.B. ChatGPT, Claude).
• Buchhaltungsgrundkenntnisse (Rechnungen, Belegablage, Stammdatenpflege).
• Hohe Flexibilität im Aufgabenfeld.
• Kommunikationsstärke, gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• 100 % Remote mit Flexibilität und klarer Meetingstruktur.
• Sachbezugskarte nach Probezeit (50 € monatliches Guthaben).
• Mentoring durch Geschäftsführer und externe Berater sowie Zugang zum Company Wiki.
• Direkter Einfluss auf Prozesse und Strukturen durch enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer.
• Regelmäßige Workations an verschiedenen Orten.